Getting Things Done - GTD

Ve volném překladu dokončovat věci (úkolů)/dokončování věcí (úkolů) je soubor postupů, které mají za cíl efektivnější využití pracovního času a soustřeďují se na řešení úkolů. Existuje mnoho variant s různými názvy (jedna z nejznámějších je Zen To Done - ZTD), které se většinou liší v detailech a v přístupu konkrétního propagátora. V dalším si shrneme některé základní myšlenky:

O čem je GTD

Nejedná se určitě o nic nového a většina doporučení je již dlouhodobě známa a je obsahem různých kurzů time-managementu a efektivity práce. Přínosem GTD je jejich zjednodušení a zpřístupnění i střednímu managementu/běžným zaměstnancům. GTD (a především ZTD) se snaží jednoduchými návody přispět k efektivitě pracovního času. Co tedy považuje za nejdůležitější:

Malá poznámka na začátek - často se zaměňuje úkol/projekt - v dalším budeme používat rozdělení jednoduché: "každý úkol, který se skládá z více než jednoho kroku je projekt". Jinými slovy za úkol budeme považovat nějakou již dále (smysluplně) nerozdělitelnou operaci - odeslat email, zkontrolovat zápis, jednání se zákazníkem atd. Jde samozřejmě o subjektivní hodnocení, ale asi každý si musí najít tu úroveň, kde už může říct - ano toto je úkol, kde je naprosto jasné co je třeba udělat a udělá se to v jednom kroku.

  • Rozdělení velkých projektů/úkolů. Programátoři si asi vzpomenou na pravidlo "rozděl a panuj" - tedy rozdělit projekt na úkoly, které jsou již poměrně jasné a jednotlivý úkol jde udělat v jednom kroku bez přerušení (doporučení jsou různé, ale často se zmiňuje 1/2 - 1hodina času).
  • Organizace úkolů. Paměť nás všech je chybující - proto je cestou organizovaně si zaznamenávat myšlenky a úkoly, tak abychom o nich měli přehled a mohli je postupně plnit. Osvědčuje se zde KISS princip - tedy Keep It Simple, Stupid = čím jednodušší systém, tím lepší. Obecně poslouží snad každý systém úkolů, který najdete, doporučení je pak pro zaznamenání okamžitých úkolů používat notýsek a když se dostanete k PC, přepsat si je do systému typu Outlook, Firebird, ... A následně řešit jeden úkol za druhým.
  • Udržování pořádku. Souvisí to s předchozím bodem - udržte na stole, v poznámkách, v práci pořádek - minimalizujete tím hledání a zapomínání, které jenom ubírá čas.
  • Procházení úkolů/mailů/zpráv. Opět se doporučuje, především u mailů, číst jednou, maximálně dvakrát denně (pokud to povaha práce dovoluje) a jet "shora dolů" - tedy každý mail - zařadit do úkolů k řešení, nebo (pokud to jde do 2-5-ti minut) ho vyřešit - předat dál, odpovědět, zavolat, ...
  • Pomodoro technika. Při řešení úkolů neodbíhat - nastavit si režim 25 minut nepřerušeně pracovat na úkolu, následně 5 minut odpočívat/věnovat se třeba vyřízení telefonu a opět 25 minut bez přerušení řešit úkol. Po 4 cyklech se doporučuje dát si delší cca 15-20 minut přestávku.Je třeba trochu vychovat své okolí, aby respektovalo 25 minut klidu na řešení úkolu, ale odměna se dostaví :-)